25 maja 2020 13:18   Robert Kowalski

Elektroniczne protokoły egzaminów dyplomowych

W związku ze zbliżającym się zakończeniem roku akademickiego, pojawiła się potrzeba umożliwienia przeprowadzania egzaminów dyplomowych w formie zdalnej.
W tym celu w ostatnich dniach systemy USOS oraz Archiwum Prac (AP) zostały dostosowane do tego, aby ułatwić ten proces oraz odnotować związane z nim sytuacje.
Bezpośrednim efektem zmian jest w szczególności możliwość wygenerowania i uzupełnienia elektronicznie, przez komisję dyplomową, protokołu egzaminacyjnego w Archiwum Prac.  


 

Od strony USOS uległy zmianie:
 

  1.  Formularz 'Dyplomy i egzaminy', w którym pojawiły się dwie nowe flagi: 
  • 'Czy protokół w APD' – pole to znajduje się na zakładkach 'Komisja' i 'Komisja egz. popraw.', a jego zaznaczenie umożliwia utworzenie w AP protokołu elektronicznego związanego z danym egzaminem.


     
  • 'Czy egzamin zdalny' (osobno dla pierwszego i drugiego terminu) – oba pola znajdują się na zakładce 'Oceny i punkty ECTS', ich zaznaczenie powinno nastąpić w sytuacji, kiedy egzamin odbywał się w formie zdalnej, nie ma natomiast wpływu na możliwość tworzenia protokołu elektronicznego po stronie AP.

  1.  Raport z protokołem egzaminu, którego wygląd został dostosowany do nowych wymagań, choć oczywiście najważniejsze elementy raportu pozostały niezmienione.
     

 

Aby proces uzupełniania protokołu elektronicznego w AP przebiegł prawidłowo, po stronie USOS muszą być spełnione następujące warunki:
 

  1. Praca w statusie 'Praca gotowa do obrony lub po obronie'.

       
 

  1. Zaznaczona flaga 'Czy protokół w APD'

       

 

  1. Uzupełniony skład komisji dyplomowej wraz z przypisanymi funkcjami, w szczególności powinien zostać dodany przewodniczący komisji, który uzyska tym samym uprawnienia do stworzenia i edycji protokołu w AP (pozostali członkowie komisji będą mogli jedynie podpisać zatwierdzony protokół).

        
 

  1. Uzupełnione pola 'Średnia ze studiów' i 'Ocena z pracy' oraz w przypadku, kiedy egzamin odbywa się w formie zdalnej, zaznaczona flaga 'Czy egzamin zdalny'.

       
 


Przebieg procesu od strony AP jest opisany w oddzielnej instrukcji, znajdującej się w załączniku, będzie on przebiegał według poniższego schematu:
 

  1. Utworzenie protokołu egzaminu przez przewodniczącego komisji.
  2. Rozpoczęcie egzaminu.
  3. Dodanie listy pytań wraz z ocenami.
  4. Zakończenie egzaminu.
  5. Wprowadzenie ocen z pracy (jeśli nie została wcześniej wpisana przez pracownika sekretariatu/dziekanatu) i egzaminu.
  6. Elektroniczne zatwierdzenie protokołu.
  7. Elektroniczne podpisanie protokołu przez członków komisji.
  8. Podgląd i pobieranie protokołu.

Po uzupełnieniu w AP przez komisję dyplomową oceny z egzaminu, te same informacje pojawią się odpowiednich polach po stronie USOS. Dodatkowo zostaną wyliczone i uzupełnione pola 'Ogólny wynik studiów' i 'Ocena na dyplomie'. Uzupełniony protokół egzaminacyjny może zostać wygenerowany i wydrukowany zarówno od strony AP przez każdego z członków komisji, jak i z USOS z raportów w formularzu 'Dyplomy i egzaminy'.
 

Zachęcając Państwa do korzystania z nowych funkcjonalności naszych systemów, zaznaczamy jednocześnie, że protokół elektroniczny oraz zdalna forma przeprowadzania egzaminu są tylko alternatywą i nie wykluczają dotychczasowych procedur dyplomowania w USOS.
 

Uprzedzając Państwa pytania pragniemy wskazać, że przeprowadzenie egzaminu dyplomowego w formie zdalnej nie wiąże się automatycznie z koniecznością sporządzenia protokołu w formie elektronicznej (wciąż można sporządzić protokół pisemny), zaś w przypadku obrony tradycyjnej również obie formy sporządzenia protokołu są dopuszczalne.

 

Instrukcja dla przewodniczącego i członków komisji dyplomowej jest też dostępna na naszej stronie - link